Por Marcelo Nóbrega*

 

Em 1980, Michael Porter, no livro Estratégia Competitiva, nos mostrou que as empresas devem construir suas estratégias de negócios baseadas em diferenciação, custos baixos ou de nicho a fim de se destacar da concorrência e obter uma base de clientes fiel e lucrativa.

 

Embora movimentos recentes de fusão entre empresas do setor tenham deixado essas fronteiras um tanto difusas, podemos distinguir a atuação de montadoras de automóveis conforme as categorias de Porter. Por exemplo, Mercedes, Volkswagen e Porsche são, respectivamente, exemplos dos três caminhos, mutuamente exclusivos, que devem ser escolhidos pelos executivos que definem a estratégia da empresa. Não fazer uma opção clara é o primeiro ingrediente na receita para a empresa não passar de resultados subótimos. Isso é o que se dá no caso da maioria das empresas aéreas que tentam ser tudo para todos e vivem lutando contra o vermelho, por exemplo.

 

Dez anos depois, Prahalad e Hamel definiram como competências essenciais o conjunto de habilidades e tecnologias que uma organização precisa para dar sustentação à sua estratégia competitiva. Essas competências devem ser difíceis de imitar e devem, verdadeiramente, agregar valor àquilo que os clientes e consumidores valorizam.

 

O Departamento de Pessoal passa a ser estratégico quando aplicamos esses conceitos à sua gestão. Senão, vejamos: o que nos faz reconhecer um bom DP?

 

O DP paga salários, administra benefícios como vales (transporte e refeição) e seguros (saúde e vida), faz o recolhimento de impostos e fornece informações para as autoridades. Como diretor de recursos humanos e responsável pelo DP, me empenho para que não se ouça falar dele. Isso mesmo! DP bom é aquele que não vira tema recorrente da rádio corredor. Isso quer dizer que minha expectativa é que não haja erros ou retrabalho, que os prazos sejam cumpridos e informações relevantes estejam disponíveis num estalar de dedos. É um trabalho que, se mal feito, pode gerar insatisfação dos colaboradores, multas e até ferir a reputação da empresa junto a alguns stakeholders externos.

 

O DP deve ser eficiente e eficaz, trabalhar com um quadro enxuto de pessoas que sejam adeptas de processos, sistemas, prazos e indicadores. É um trabalho de rotina que se repete todos os meses. Lembra de Ford e Taylor? Para ser bem-sucedido, o trabalho no DP deve ser segmentado, especializado, sistematizado e automatizado.

 

Repare que as habilidades necessárias para um DP de sucesso são diametralmente opostas àquelas que esperamos de um BP (business partner) ou de quem atua em DO (desenvolvimento organizacional), em quem procuramos mais flexibilidade e versatilidade. 

 

Pode parecer simples, mas não é. Essa dicotomia dificulta a gestão do departamento de RH. Fazer a gestão de subsistemas de um mesmo departamento de forma tão diferente é um desafio presente no dia a dia. E alguns líderes de RH se perdem, assim como os gestores de companhias aéreas. Por isso, muitas empresas optam por terceirizar o DP. Afinal, esses prestadores de serviços são ultra especializados.

 

Mas se você ainda assim prefere ter um DP próprio, eis aqui algumas recomendações:

 

- Os funcionários devem ter raciocínio lógico, gostar de seguir regras e trabalhar com rotinas bem definidas. A Folha deve ser fechada todos os meses na mesma data, respeitando as mesmas regras e realizando os mesmos tipos de cálculos, mês sim e o outro também. Muita criatividade nesse processo certamente provocará erros, multas e retrabalho.

 

- Defina células de trabalho especializadas e dedicadas. Por exemplo, um grupo de funcionários para processar as admissões de novos colaboradores, outro para fazer os cálculos da Folha, um terceiro para fazer as rescisões e homologações e um quarto para a administração de benefícios.

 

- Dê muito treinamento técnico, mas, periodicamente, promova o rodízio de funcionários entre as diversas células para que a gestão não se torne refém de ninguém.

 

- Use o conceito de gestão à vista e defina e publique um conjunto de indicadores que acompanhe prazos e exceções (ou erros). 

 

- Defina bem os processos e os pontos de verificação de qualidade. Trabalhe com checklists para se assegurar que as etapas e o passo a passo são devidamente cumpridos no prazo, na ordem certa e com qualidade.

 

- Melhorias no DP virão de avanços incrementais e não de saltos quânticos.

 

No entanto, isso não quer dizer que não se possa inovar no DP. Já existem muitas soluções de tecnologia ou terceirização para as várias tarefas do departamento.

 

O processo de admissão já pode ser totalmente digital. O próprio candidato aprovado tira fotos de seus documentos e sobe as imagens para a nuvem onde a autenticidade dos dados é confirmada. Só depois disso vão para o sistema de Folha da empresa. Repare um benefício extra para a empresa: ter todos os documentos do funcionário desde o primeiro dia de trabalho. Isso elimina algumas situações que, um dia, podem gerar passivos trabalhistas.

 

Mais um ponto importante: ao longo do nosso contrato de trabalho com a empresa, precisamos assinar uma série de documentos: férias, folgas, licenças, alteração de dependentes no plano de benefícios etc. A trabalheira de distribuição e coleta de assinaturas nesses documentos pode ser substituída por um processo automatizado de assinaturas eletrônicas. De novo, além da agilidade, os documentos estão completos na base de dados do DP, evitando problemas futuros.

 

Apesar de ser uma exigência bizarra para a economia do conhecimento, as inovações para o controle de ponto são as mais bacanas. Já é possível bater o ponto por meio de reconhecimento facial e geolocalização.

 

Outra questão complexa é o acompanhamento das diversas CCTs e ACTs, uma vez que algumas empresas chegam a lidar com centenas de sindicatos. Mas já existem prestadores de serviço que "sobem" esses documentos para sistemas que são consultados pela empresa e parametrizam os sistemas de folha automaticamente evitando erros e multas, por exemplo.

 

E, melhorando a experiência do offboarding, prestadoras de serviço realizam as homologações de forma humanizada e dão atenção a um procedimento que muitas vezes as empresas se esquecem de cuidar por escassez de recursos e a pressa do dia a dia.

 

Todas essas novidades reduzem custos, melhoram a experiência do colaborador e evitam problemas como multas, inconformidades em auditorias e fiscalizações e passivo trabalhista. A tecnologia, sem dúvida, alavanca ganhos de eficiência e qualidade no DP, ajudando a ressaltar o seu papel estratégico.

 

 

 

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*Do mercado financeiro à gestão de pessoas, Marcelo Nóbrega é um executivo inquieto que gosta de fazer a diferença, tanto para o negócio, quanto para as pessoas. Liderou a área de RH de grandes multinacionais. É autor do livro "Você está contratado!", professor universitário, palestrante, coach, mentor, conselheiro e investidor anjo de HR Techs, âncora do programa Transformação Digital e cohost do Kenobycast e escreve para os blogs da Gestão RH e HSM Management. Entre outros reconhecimentos pela sua atuação, em 2018 foi eleito o RH mais influente da América Latina e Top Voice do LinkedIn.

 

 

 

Foto de abertura:  Alessandro Couto